Simplifier sa boîte mail : le guide ultime pour gagner en sérénité

Cet article s’inscrit dans le cadre du défi « 52 semaines pour simplifier sa vie« . Nous commençons notre épopée avec la thématique :
« Commencer petit pour voir plus grand« .
Les actions de simplification qui vous sont proposées ce mois-ci vous paraîtront sûrement anodines, mais les mettre en place vous simplifiera grandement la vie.
Voici donc le premier article du mois sur la simplification de la gestion des e-mails.

Charlotte @ Orgaminima

Imaginez une journée typique. Vous êtes-vous déjà senti submergé par une liste interminable de tâches ? Combien de fois vous êtes-vous demandé où le temps était passé ? Avez-vous dû repousser des activités importantes faute de temps ? Ces situations sont très courantes. Elles sont souvent le résultat de distractions constantes, de priorités mal définies et d’une surcharge de travail.

Le temps est l’un des éléments les plus précieux que nous possédons. Comme l’a énoncé Benjamin Franklin, « Le temps perdu ne se retrouve jamais ». Chaque seconde, chaque minute, chaque heure qui passe est une portion de notre vie qui s’évapore. C’est une ressource limitée qui, contrairement à l’argent, ne peut être ni gagnée ni récupérée une fois dépensée. C’est pourquoi la façon dont nous gérons notre temps est d’une importance capitale.

La mauvaise gestion du temps et ces conséquences

Une étude publiée dans le Journal of Occupational and Environmental Medicine¹, démontre que le stress lié au travail et la mauvaise gestion du temps peuvent entraîner une variété de problèmes de santé : troubles du sommeil, l’anxiété, etc. De plus, une étude de l’Université de Californie a révélé que les interruptions fréquentes et le multitâche peuvent réduire la productivité jusqu’à 40%².

Mais il y a de bonnes nouvelles : une gestion efficace du temps peut faire toute la différence. Elle peut augmenter la productivité, réduire le stress et libérer du temps pour les choses qui comptent vraiment pour nous. Selon une étude de la Harvard Business Review³, les personnes qui maîtrisent la gestion du temps sont plus heureuses et plus productives. Elles ont plus de temps pour les activités importantes, comme passer du temps de qualité avec la famille et les amis, poursuivre une passion ou simplement se détendre.

Dans cet article, nous allons explorer des stratégies pour vous aider à simplifier votre boîte mail et reprendre le contrôle de votre temps. Inspiré par les enseignements de Dave Crenshaw, expert en gestion du temps, nous allons transformer notre relation avec le temps, avec notre boîte mail, et finalement, avec notre vie.

Simplifiez sa boîte mail pour gagner du temps : L’importance d’une gestion efficace

Que vous soyez un professionnel occupé ou un étudiant débordé, il est fort probable que vous passiez une grande partie de votre journée à gérer une avalanche d’e-mails. Nous vivons à une époque où les courriels ont envahi nos vies professionnelles et, souvent, nos vies personnelles.

Selon une étude de McKinsey & Company⁴, les personnes travaillant dans les bureaux passent en moyenne 28% de leur semaine de travail à lire et répondre aux e-mails. C’est presque un tiers de notre temps au travail consacré uniquement à gérer les e-mails. L’étude souligne également que ce temps pourrait être mieux utilisé pour des tâches à plus haute valeur ajoutée.

Le coût de la mauvaise gestion des courriels ne se limite pas à la productivité. Une étude réalisée par l’Université de la Colombie-Britannique a révélé que la vérification fréquente des e-mails peut contribuer à des niveaux de stress plus élevés⁵. De plus, une autre étude de l’Université de Californie Irvine a trouvé que les personnes qui vérifient leurs e-mails régulièrement ont tendance à avoir un rythme cardiaque plus élevé, ce qui est souvent associé à des niveaux de stress plus élevés⁶.

Mais ne vous inquiétez pas, il n’est pas nécessaire de bannir les e-mails de votre vie, même si c’est concrètement impossible de le faire aujourd’hui. Les e-mails sont un outil incroyablement utile. Ils peuvent nous aider à communiquer plus facilement et à être plus productifs, lorsqu’ils sont gérés efficacement. Explorons comment transformer notre boîte mail d’un champ de bataille en un outil puissant pour gérer notre temps.

Le guide ultime pour gagner du temps : Comment simplifier sa boîte mail

Maintenant que nous avons établi l’importance de la gestion des e-mails, explorons 5 stratégies pour reprendre le contrôle de notre boîte de réception. Inspirées par les idées de Dave Crenshaw, ces stratégies peuvent nous aider à transformer notre relation avec les e-mails. Nous pourrons retrouver du temps pour les choses qui comptent vraiment.

Gérer son temps

1. Batch Processing : L’idée de base du traitement par lots, ou « Batch Processing », est de regrouper des tâches similaires et de les traiter toutes à la fois, plutôt que de les traiter individuellement tout au long de la journée. Appliqué à la gestion des e-mails, cela signifie que vous réservez des périodes spécifiques de votre journée (par exemple, une heure le matin et une autre l’après-midi) pour consulter et répondre à vos e-mails. Le reste du temps, vous devriez éviter de vérifier votre boîte de réception et vous concentrer sur vos autres tâches.

L’avantage de cette approche est qu’elle permet de réduire les interruptions et les distractions causées par les e-mails. Une étude de l’Université de British Columbia a constaté que vérifier ses e-mails seulement quelques fois par jour (par opposition à constamment) contribue à réduire le stress⁷.

2. La règle des deux minutes : Cette règle, proposée par le consultant en productivité David Allen dans son livre « Getting Things Done » (version française ici), stipule que si une tâche (comme répondre à un e-mail) peut être accomplie en deux minutes ou moins, faites-là immédiatement plutôt que de la retarder.

L’idée est que le temps nécessaire pour suivre cette tâche, la rappeler et y revenir plus tard serait probablement plus long que les deux minutes qu’il faudrait pour la terminer tout de suite. De plus, le fait de suivre cette règle peut aider à réduire l’encombrement de votre boîte de réception, car vous traitez les e-mails rapidement et efficacement au fur et à mesure qu’ils arrivent ⁸.

Faire le tri

3. Utilisation des filtres et des dossiers : Les clients de messagerie offrent des options pour configurer des filtres et des dossiers qui peuvent vous aider à mieux organiser vos e-mails. Par exemple, vous pouvez créer des filtres pour diriger automatiquement les e-mails d’un certain expéditeur vers un dossier spécifique. Vous pouvez également marquer certains types de messages comme importants. Cela permet de simplifier votre boîte mail et de concentrer votre attention sur les e-mails les plus pertinents. Une étude de l’Université de Illinois a même constaté que l’utilisation de dossiers peut aider à réduire le stress associé à la gestion des e-mails⁹.

4. Désinscription et blocage : Une grande partie des e-mails que nous recevons sont des newsletters ou des e-mails non sollicités. En fait, jusqu’à 90% des e-mails peuvent être non sollicités, selon une étude de Stanford¹⁰. Une façon de réduire la quantité de ces e-mails est de se désinscrire des newsletters inutiles. De nombreux e-mails de marketing contiennent un lien de désinscription en bas. Vous pouvez également bloquer les expéditeurs indésirables. La plupart des clients de messagerie permettent de bloquer des expéditeurs spécifiques. A noter que, en se « désinscrivant » un peu tous les jours, cela peut prendre jusqu’à trois semaines pour voir une réduction significative du nombre d’e-mails entrants.

5. Utilisation de la technologie : En plus des fonctionnalités intégrées offertes par les clients de messagerie, il existe de nombreux outils qui peuvent automatiser et simplifier le processus de gestion des e-mails. Ces outils peuvent offrir des fonctionnalités comme le tri automatique des e-mails, la programmation d’e-mails, et les rappels pour les e-mails non répondus. Une étude de l’Université de Washington a constaté que l’utilisation de ces outils d’automatisation peut réduire le temps passé à gérer les e-mails de 17%¹¹. Cela peut libérer du temps pour d’autres tâches et réduire le stress associé à une boîte de réception encombrée.

Certaines de ces stratégies peuvent ne pas fonctionner pour tout le monde. Essayez-les pour voir lesquelles fonctionnent le mieux pour vous.

Simplifier sa boîte mail : imaginons le futur de la gestion des e-mails

L’univers des e-mails peut parfois ressembler à un champ de bataille où nous nous battons chaque jour pour rester debout. Cependant, en adoptant les bonnes stratégies, nous avons la possibilité de transformer cette bataille en une danse bien orchestrée.

Nous avons exploré plusieurs stratégies pour améliorer notre gestion des e-mails, du « batch processing » à l’automatisation. Il est essentiel de se rappeler que la gestion des e-mails n’est pas qu’une science mais aussi un art. Chacun de nous a des besoins différents et des préférences différentes. Il est donc nécessaire de trouver les stratégies qui fonctionnent le mieux pour nous.

Il est également important de noter que la technologie continue d’évoluer. De nouvelles méthodes et outils pour gérer les e-mails émergent constamment. Selon une étude de l’Université de Stanford¹², l’utilisation de l’Intelligence Artificielle pour trier et répondre aux e-mails est un domaine en pleine expansion. Il promet de transformer la façon dont nous gérons nos boîtes de réception à l’avenir.

En fin de compte, l’objectif n’est pas d’éliminer les e-mails de notre vie (ce n’est pas possible). Trouvons des moyens de les utiliser efficacement pour communiquer et accomplir notre travail. Après tout, l’art de simplifier votre boîte mail n’est pas seulement une question de productivité, mais aussi de tranquillité d’esprit.

Pour aller plus loin :

Je vous recommande l’article de Edna du blog Managerpasapas.com vous présentant 6 conseils pour optimiser la gestion de ses e-mails.

Vous pouvez également suivre la formation de Dave Crenshaw sur Linkedin Learning intitulée « Time Management Fundamentals« .

Références :

1. Stress at work 
2. Multitasking: Switching costs 
3. Time Management Skills are Essential for Work-Life Satisfaction 
4. The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies ↩
5. Checking email less frequently reduces stress ↩
6. Informatics: Email—A cause of stress? ↩
7. Checking email less frequently reduces stress ↩
8. Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity ↩
9. Email folder management can affect stress ↩
10. Spamalytics: An Empirical Analysis of Spam Marketing Conversion ↩
11. Cutting through the Email Clutter ↩
12. The future of email: Predictions for 2020 and beyond ↩